KAIZEN & QCD (QUALITY, COST, DELIVERY)

Kaizen berasal dari bahasa jepang yang artinya perbaikan berkesinambungan. Dalam bahasa inggris dikenal dengan continous improvement. Kaizen merupakan sebuah filosofi dari jepang yang bertujuan untuk melakukan perbaikan secara terus menerus sepanjang hidup. Kaizen adalah suatu metode praktis yang berfokus pada tindakan perbaikan menuju ke arah yang lebih baik dari sebelumnya dalam menjalankan proses operasional di bidang manufaktur, engineering, development maupun bussiness management.

Di dalam manajemen perusahaan, kaizen harus melibatkan seluruh pekerja, dari level manajemen paling atas hingga level paling bawah yaitu operator. Untuk membuat kaizen, tentu kita harus mampu menganalisa masalah yang sedang terjadi. Analisa permasalahan tersebut tentu berdasarkan hasil pengamatan di area kerja, sehingga kita memiliki data yang kuat. Oleh karena itu, penting untuk melakukan Genba, Genbutsu, Genjitsu sebelum melakukan kaizen. Sehingga masalah Muda, Mura, Muri yang mengganggu kelancaran produksi dapat kita hilangkan. Dalam melakukan kaizen, ada beberapa metode yang bisa dilakukan. Metode-metode tersebut digunakan tergantung dari fungsinya. Seperti misalnya melakukan kaizen dengan menerapkan konsep 5S (5R) yang bertujuan untuk memperbaiki lingkungan kerja agar kondusif dan tertata, atau menerapkan kaizen dengan metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) dan DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) untuk menyelesaikan masalah yang memerlukan studi kasus dan bantuan statistik. Setiap metode yang mendukung penerapan kaizen tersebut memiliki cara - cara dan fungsi yang berbeda. Sebaiknya dalam menerapkan kaizen, perlu disertai dengan data - data yang aktual. Setiap muncul masalah, maka diselesaikan dengan cara mengumpulkan data – data terlebih dahulu. Tanpa adanya data – data yang aktual, maka kaizen tidak akan bisa dilakukan secara tepat sasaran. Sehingga kaizen tidak bisa berdampak langsung pada QCD (Quality, Cost, Delivery)

Berikut ini adalah penjelasan mengenai dampak kaizen terhadap QCD (Quality, Cost, Delivery) : 

1. Quality 

Kaizen harus berdampak terhadap peningkatan quality. Bila kaizen berhasil diterapkan secara tepat, maka kualitas produk akan semakin meningkat. Hal ini tentu saja akan meningkatkan produktifitas dalam membuat produk karena tidak ada produk yang cacat. Sehingga, perusahaan tidak akan mendapatkan losstime (waktu yang hilang) akibat kegagalan proses produksi.

2. Cost 

Kaizen harus berdampak terhadap penurunan cost (biaya). Artinya ketika kita melakukan kaizen, cost (biaya) yang keluar untuk operasional suatu pekerjaan harus bisa berkurang jika dibandingkan dengan sebelum kita melakukan kaizen. Sehingga profit perusahaan menjadi lebih baik karena adanya pengurangan biaya operasional (reduce cost) produksi.

3. Delivery 

Kaizen harus berdampak terhadap ketepatan delivery (pengiriman). Bila kaizen berhasil diimplementasikan dengan baik, secara otomatis kualitas pengiriman produk jadi akan selalu tepat waktu sesuai dengan perencanaan. Hal ini disebabkan karena ketika proses produksi berlangsung tidak kehilangan banyak waktu akibat kegagalan proses, seperti banyaknya cacat produk yang terjadi dan masalah delay (waktu tunggu) proses akibat tidak efisiennya suatu pekerjaan.

Goal dari penerapan kaizen adalah seperti filosofi toyota, yaitu meningkatnya kualitas (increase quality), menurunnya biaya produksi (reduce cost), dan pengiriman barang yang tepat waktu (just in time on delivery). Ketiga kriteria tersebut dikenal dengan singkatan QCD (Quality, Cost, Delivery). Kaizen tidak bisa dilepaskan dari jidoka, sebab keduanya lahir dari konsep yang sama, yaitu Toyota Production System atau Toyota Way's

Kaizen adalah bagaimana membuat agar pekerjaan lebih mudah dengan selalu menyadari bahwa metoda kerja yang paling baik adalah bekerja dengan cepat dan kondusif dalam menciptakan produk dengan kualitas yang baik.

Apakah Kaizen merupakan suatu sistem yang efektif?

Berdasarkan testimoni dari perusahaan otomotif Jepang dan perusahaan-perusahaan lainnya Kaizen terbukti merupakan metode yang sangat efektif dan kuat. Namun beberapa organisasi ada juga yang mengalami kegagalan dalam mengimplementasikan filosofi Kaizen tersebut. Kegagalan kaizen karena perusahaan yang menerapkan kaizen belum sepenuhnya berkomitmen untuk menempatkan dan merespon kaizen sebagai landasan strategi.

Dalam penerapannya, kaizen harus dimulai dari perubahan pola pikir (mindset) dari setiap individu dari organisasi tersebut. Perlu diingat bahwa melihat keberhasilan pencapaiannya tidak bisa dalam jangka pendek tapi merupakan suatu akumulasi keberhasilan dalam konteks jangka panjang.

Dalam menerapkan Kaizen di tempat kerja, anggota organisasi di dalam perusahaan harus bekerja sama dalam mematuhi minimal tiga hal, sebagai berikut:

1. Pemeliharaan Tempat Kerja (5S)

Dalam bahasa Jepang disebut sebagai 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke) atau disebut juga 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin). Inti dari 5R, Karyawan mengikuti semua aturan yang disepakati dan ditetapkan pada tiap langkah 5R. Saat mencapai step rajin, mereka telah cukup terbekali untuk mengikuti dan mematuhi berbagai aturan lain dalam pekerjaan mereka.

2. Menghilangkan Pemborosan

Kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah adalah pemborosan. SDM di tempat kerja memiliki dua kemungkinan : apakah ia memberikan nilai tambah atau tidak memberikan nilai tambah. Hal ini juga berlaku bagi sumber daya perusahaan lainnya. Kaizen lebih menekankan menghilangkan pemborosan daripada menambah investasi bisnis.

3. Standardisasi

Kemajuan yang diraih bukanlah hasil satu lompatan besar ke depan, tetapi diraih karena perubahan kecil tanpa henti yang berhubungan dengan produk atau jasa. Di dalam Kaizen, kesempurnaan itu tidak ada. Artinya tidak ada kemajuan sistem yang bisa memenuhi ideal, selalu saja ada ruang untuk improvement dengan cara melanggengkan usaha yang memberi nilai tambah dan mengeliminasi usaha yang tidak memberi nilai tambah.

Di Kaizen, istilah Standarisasi lebih mewakilkan terhadap aktivitasnya. Di mana standarisasi tersebut bersifat sementara. Standarisasi dipertahankan sampai ada karyawan yang dapat mengerjakan suatu aktifitas dengan lebih baik. Tidak ada standar yang bersifat permanen tetapi harus terus diperbaiki. Filosofi kaizen menganggap bahwa cara kerja perlu disempurnakan setiap saat dan tidak ada satu haripun berlalu tanpa penyempurnaan di dalam organisasi.

Pengalaman saya dalam memenangkan reward kaizen di perusahaan tempat saya bekerja.