PPIC (PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL)

Apa itu PPIC?

PPIC singkatan dari Production Planning and Inventory Controling, adalah departemen yang bertanggung jawab untuk membuat rencana produksi (MPS), membuat rencana pengadaan material (MRP). Dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya, PPIC selalu bersinggungan dengan departemen – departemen yang lain yang disebabkan karena vitalnya posisi PPIC di perusahaan. PPIC adalah otak perencana dalam sebuah proses manufaktur, karena dari PPIC semua rencana produksi akan dirilis. 

DIAGRAM INPUT OUTPUT PROSES PPIC 

Untuk lebih mudah dalam pemahaman dari tugas PPIC, silahkan lihat dalam bagan input dan output di bawah ini :

Berdasarkan diagram di atas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut ini :

1. INPUT 

a. PPIC menerima data forecasting dari marketing PPIC menerima data berupa forecasting dari bagian marketing. Apabila dalam suatu perusahaan departemen marketing tidak memiliki jobdesk untuk melakukan forecasting, maka tanggung jawab dalam membuat forecasting bisa diserahkan ke departemen PPIC. Data forecasting biasanya diambil dari data permintaan pelanggan selama 1 tahun. Kemudian data permintaan pelanggan selama 1 tahun tersebut akan diolah menjadi forecasting dengan metode tertentu dalam jangka waktu 3 bulanan atau 6 bulanan, tergantung dari kebijakan perusahaan dan kebijakan departemen terkait.

b. PPIC menerima informasi stock barang dari gudang jadi PPIC menerima data berupa informasi stock barang jadi dari gudang barang jadi. Informasi tersebut menjadi bahan pertimbangan PPIC dalam membuat jadwal produksi (MPS)

c. PPIC menerima informasi stock material dari gudang raw material PPIC menerima informasi stock material yang masih tersisa di gudang raw material. Informasi ini berguna bagi PPIC sebagai pertimbangan untuk membuat material planning (MRP)

2. PROSES

PPIC mengolah data - data informasi tersebut menjadi rencana produksi (Master Production Schedule) bulanan terlebih dahulu, yang kemudian akan di breakdown lagi menjadi rencana produksi mingguan.

3. OUTPUT

PPIC akan memberikan perintah rencana produksi Master Production Schedule) mingguan untuk diserahkan ke bagian produksi agar segera diproses. Untuk rencana pembelian material (Material Requirement Planning) akan diserahkan ke bagian purchasing sebagai pedoman bagi purchasing dalam membeli bahan baku. Untuk bill of material (BOM) akan diserahkan ke gudang raw material agar gudang raw material dapat menyiapkan bahan baku untuk persiapan produksi.

RINGKASAN TUGAS UTAMA PPIC

Departemen PPIC berhubungan banyak dengan departemen seperti marketing, produksi, gudang barang jadi, gudang raw material (gudang bahan baku), dan purchasing. Karena tugas PPIC secara ringkas adalah :

1. Menerima forecasting dari marketing dan memastikan terpenuhinya permintaan marketing.

2. Membuat surat perintah produksi (production plan) ke departemen produksi berdasarkan pengolahan data MPS

3. Membuat surat perintah ke gudang raw material (bahan baku) dalam rangka persiapan bahan baku 4. Membuat surat permintaan pembelian ke departemen purchasing untuk memenuhi kebutuhan bahan baku pada periode mendatang

5. Menerima informasi stock barang jadi di gudang barang jadi dan memastikan agar tidak terjadi kelebihan stock (over stock)

Dalam membuat perencanaan produksi, bagian PPIC tentu perlu memperhatikan juga tentang safety stock produknya, untuk menjaga bila sewaktu - waktu terjadi lonjakan permintaan dari customer yang tidak terduga. Selain safety stock, perlu juga bagi PPIC untuk menentukan lead time dalam memesan bahan baku.