METODE PDCA VS DMAIC

Dalam menerapkan kaizen atau perbaikan berkelanjutan, tentunya perlu sebuah pendekatan metode yang sistematis agar tercipta sebuah gagasan improvement yang optimal. Metode – metode yang terstruktur dan sistematis akan mudah dalam pembacaan dan pemahaman para tim analis. Salah dua dari metode tersebut yaitu metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) dan metode DMAIC (Define, Measure, Analys, Improve, Control. Persamaan antara PDCA dan DMAIC adalah sama – sama membutuhkan tools untuk membantu dalam penyelesaian masalahnya, tools tersebut dikenal dengan nama seventools. Pada kebanyakan kasus, tools tersebut berkaitan dengan bagaimana cara meningkatkan kualitas suatu proses ataupun produk, bagaimana cara menghilangkan waste (pemborosan) baik pemborosan waktu yang tidak produktif ataupun pemborosan yang lain seperti biaya produksi yang membengkak yang berdampak pada faktor QCD (Quality, Cost, Delivery) dalam konsep lean manufacturing. Berikut ini adalah penjelasan dari masing – masing metode tersebut. 

PDCA (PLAN, DO, CHECK, ACTION)

Plan, Do, Check, Action (PDCA)

PDCA adalah suatu metode yang digunakan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan atau yang dikenal dengan continous improvement dalam bahasa inggrisnya. Dalam bahasa jepang, dikenal sebagai kaizen. PDCA merupakan suatu metode yang digunakan dalam penyelesaian suatu masalah dengan 4 tahap. Tahapan – tahapan tersebut terdiri dari Plan (merencanakan), Do (melakukan), Check (mengevaluasi) dan Action (melakukan rencana selanjutnya). Di dalam perkembangannya PDCA sering digunakan di industri manufaktur sebagai solusi untuk problem solving (penyelesaian masalah) yang mengganggu kelancaran proses produksi. Selain itu, PDCA bisa juga digunakan sebaai metode untuk meningkatkan kapasitas produksi agar hasilnya lebih maksimal. Dalam banyak studi kasus, PDCA sering kali digabungkan dengan metode lain atau tools (alat – alat) yang dapat mendukung dalam proses penelitiannya, seperti 7 alat kendali mutu atau yang dikenal sebagai seven tools. Seven tools terdiri dari checkseet, diagam parreto, diagram fishbone,histogram, stratifikasi, diagram scatter, dan statistic proccess control. Dalam prakteknya, tidak semua 7 alat kendali mutu (seventools) dipakai dalam mendukung PDCA, hanya beberapa alat saja yang sekiranya dibutuhkan. Saya sendiri pernah menggunakan PDCA dengan menggabungkan metode lain untuk mencari penyelesaian masalah perhitungan waktu standart, jumlah tenaga kerja dan kebutuhan mesin yang dapat menimbulkan waktu standart pengerjaan pembuatan jig. Alhasil perusahaan downtime waktu pembuatan jig sebesar 30%.

 

Berikut ini adalah langkah – langkah PDCA yang telah saya terapkan di tempat kerja, antara lain : 

1. Plan (merencanakan) 

Merupakan tahap awal untuk membuat rencana penyelesaian masalah. Dalam tahap ini saya menggunakan diagram pareto untuk memprioritaskan masalah terbesar dari beberapa penyebab seringnya kertas putus.

2. Do (melakukan)

Merupakan tahapan kedua dari kelanjutan Plan. Dalam tahap ini, saya menggunakan metode why why analysis (5 whys) untuk mencari akar masalah dari prioritas masalah terbesar berdasarkan hasil analisa diagram parreto. Kemudian membuat rencana perbaikan dengan menunjuk seorang penanggung jawab pekerjaan dan disertai batas waktu penyelesaiannya.

3. Check (mengevaluasi)

Merupakan tahapan ketiga dari PDCA. Dalam tahap ini saya menggunakan diagram batang untuk membandingkan dan mengecek apakah setelah melakukan perbaikan – perbaikan tersebut dapat mengurangi waktu downtime yang akhirnya berdampak pada peningkatan kapasitas produksi.

4. Action (tindak lanjut)Merupakan tahap terakhir dalam PDCA. Dalam tahap ini saya membuat buku panduan, checklist dan jadwal preventive maintenance untuk mencegah masalah tersebut terjadi lagi di lain waktu.

DMAIC (DEFINE, MEASURE, ANALYZE, IMPROVE, CONTROL)

DMAIC merupakan sebuah metode yang dapat membantu untuk membuat kaizen atau continous improvement (perbaikan berkesinambungan). Metode DMAIC merupakan salah satu tools yang digunakan dalam penerapan konsep lean manufacturing. Metode DMAIC adalah sebuah siklus metodologi yang terstruktur secara sistematis yang bertujuan untuk mengurangi waste (pemborosan) pada suatu sistem, agar sistem tersebut bisa bekerja secara efisien dan produktif. Pada dasarnya DMAIC mirip dengan PDCA (Plan, Do, Check, Action) yaitu sama – sama bertujuan untuk melakukan langkah - langkah perbaikan berkesinambungan. Hanya saja, pada metode PDCA terlihat lebih populer di kalangan industri manufaktur karena lebih mudah dipahami. Namun, bukan berarti bahwa metode DMAIC tidak memiliki kelebihan. Kelebihan dari metode DMAIC yaitu memiliki langkah – langkah yang lebih terperinci dari pada metode PDCA. Selain itu, pada metode DMAIC sering diaplikasikan dengan six sigma. Dalam penyelesaian masalah, DMAIC juga sering menggunakan seven tools, sama seperti pada kebanyakan penerapan PDCA.

 

Berikut ini adalah tahapan dari metode DMAIC :

1. Define (Penjelasan)

Define adalah tahap awal dari DMAIC. Tahap ini menjelaskan tentang tema masalah yang sedang terjadi ataupun menjelaskan tentang tujuan dari studi kasus. Contoh : Produksi kertas box tidak target, disebabkan karena banyak terjadi cacat produk pada prosesnya. Oleh karena itu, define pada kasus tersebut adalah ‘’Upaya mengurangi cacat produk pada kertas box’’

2. Measure (Pengukuran)

Measure adalah tahap kedua dari DMAIC. Tahap ini bertujuan untuk melakukan penilaian atau pengukuran terhadap masalah yang terjadi. Pada tahap ini masalah yang terjadi akan dikelompokkan berdasarkan urutan prioritas tingkat kejadian tertinggi. Diagram Pareto adalah tools yang sering digunakan pada tahap ini.

3. Analyze (Analisa)

Analyze merupakan tahap ketiga dari DMAIC. Tahap ini bertujuan untuk melakukan analisa penyebab masalah berdasarkan prioritas tertinggi. Pada tahap ini analisa masalah bisa menggunakan diagram sebab akibat atau fishbone diagram, menggunakan metode why – why analysis (5 whys) ataupun metode yang lainnya.

4. Improve (Perbaikan)

Improve merupakan tahap keempat dari DMAIC. Tahap ini bertujuan untuk melakukan tindakan perbaikan setelah penyebab masalah diketahui. Dalam melakukan perbaikan tersebut, bisa menunjuk seorang penanggung jawab pekerjaan atau PIC, disertai deadline (batas waktu penyelesaiannya).

5. Control (Pengendalian)

Control merupakan tahap terakhir dari DMAIC. Tahap ini bertujuan untuk mengevaluasi hasil dari proses perbaikan yang sudah dilakukan. Bila perbaikan menunjukkan proges yang baik, maka perlu dilakukan pengawasan dan pencegahan agar masalah tersebut tidak terjadi lagi di lain waktu. Dalam upaya pencegahan bisa dilakukan dengan cara merevisi Operational Standart (OS), membuat atau merevisi check sheet control harian, ataupun membuat penjadwalan maintenance secara optimal. 

 

Perbedaan DMAIC dan PDCA 

Berdasarkan penjelasan di atas, sekilas memang tampak sama sistematika penyelesaian masalah antara DMAIC dengan PDCA. Namun, hal yang mendasar menjadi pembeda di antara kedua metode tersebut adalah sebagai berikut :

1. DMAIC memiliki tahapan berupa define (penjelasan masalah) dan measure (pengukuran masalah). Sedangkan PDCA, hanya memiliki tahapan Plan (rencana). Oleh karena itu, plan di sini lebih ke penjelasan masalah tanpa ada pengukuran terhadap masalah (penilaian masalah).

2. Langkah PDCA sedikit membingungkan, antara tahap 2 (Do) dengan tahap 4 (Action). Do dan Action memiliki sinonim atau persamaan kata yang sama. Hal ini jelas membingungkan bagi para problem solver yang masih newbie dalam mempelajari metodologi penyelesaian masalah.

 

Dari kedua perbedaan tersebut terlihat bahwa DMAIC lebih sistematis dibandingkan dengan PDCA. Sebab, PDCA lebih mengarah ke konsep atau filosofi dalam penanganan masalah. Sangat berbeda dengan DMAIC. Hal itu terbukti bahwa pengukuran kinerja perusahaan dengan six sigma lebih cocok untuk diterapkan bersamaan dengan metode DMAIC. Karena DMAIC lebih spesifik, sebab memiliki tahap measure (pengukuran masalah)yang tidak dimiliki PDCA